I. IDENTIFICACIÓN:

• CÓDIGO: GT-04-2025
• DIRECCIÓN: Coordinadora de Programas y proyectos
• DEPENDENCIA (PUESTO): Responsable coordinación del proyecto/ Directora de la oficina

II. MISIÓN DEL PUESTO:

Brinda apoyo mediante el seguimiento y control de trámites, actividades, documentación y requerimientos de la Coordinación del Proyecto y la Coordinación de la Oficina de OEI Guatemala, de acuerdo con la normativa y procedimientos internos, asegurando la gestión efectiva y eficiente de todas las actividades implementadas en el marco del proyecto “Oportunidades de aprendizaje con calidad en escuelas multigrado” el cual se desarrollará en el departamento de Chiquimula durante tres años (2024-2026)

III. FUNCIONES PRINCIPALES:

1. Apoyar al área técnica en la organización y desarrollo de las actividades programadas dentro del proyecto: reuniones, talleres, visitas de campo, consolidación de información, invitaciones, entre otras.
2. Preparar formatos, controles y bases de datos que se requieran en el marco de las actividades del proyecto.
3. Planificar las acciones propias del área y según tareas designadas.
4. Recepción y seguimiento de las comunicaciones e información a través del correo institucional, según orientaciones de la coordinación del proyecto y del área administrativa de la oficina de Guatemala.
5. Elaborar contratos de las consultorías requeridas en el marco del proyecto (según formato establecido y TDRs correspondientes) y dar seguimiento a la gestión de estos (envío a los consultores, completar firmas, escanear, archivar).
6. Organizar archivos físicos y digitales de los diferentes documentos administrativos y productos técnicos generados en el marco del proyecto.
7. Realizar comunicaciones con consultores y equipo técnico del proyecto en seguimiento al desarrollo de actividades varias (convocatoria a reuniones, envío de documentos, minutas, entre otras).
8. Gestionar órdenes de gasto y completar documentación correspondiente para procesos de pago (gestión del gasto, facturas, exenciones de IVA, datos bancarios para transferencias, soporte técnico).
9. Dar seguimiento al estado de los procesos administrativos vinculados a las contrataciones y pago de servicios.
10. Realizar reproducciones y escaneo de documentos solicitados.
11. Realizar proceso de cotización y apoyar la gestión de compras, según procedimiento establecido.
12.  Apoyar y dar seguimiento a todas las tareas asignadas por la Coordinación del Proyecto y la Coordinación de la Oficina de OEI Guatemala.

IV. DIMENSIONES:

• EQUIPO A CARGO:  no aplica
• RELACIONES INTERNAS: director/a y miembros de la Oficina, responsable de la coordinación de proyectos.
• RELACIONES EXTERNAS: proveedores y otros agentes que intervengan en el proyecto.

V. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:

• TITULACÓN OFICIAL: Pensum cerrado nivel superior licenciatura en las siguientes áreas: administración de empresas, auditoria, contable o área afín. Deseable si tiene título universitario.
• EXPERIENCIA PREVIA: 
• Laboral en el ámbito administrativo-contable, mínimo 3 años.
• Coordinación de procesos y actividades administrativas y logísticas.

• CONOCIMIENTOS ESPECIALIZADOS: 
  • El cargo requiere un buen nivel de competencia de comunicación a nivel oral y escrita.
    
  • Manejo de herramientas tecnológicas (software, plataformas, aplicaciones, equipos y programas de comunicación, escáner).
    
• COMPETENCIAS PROFESIONALES Y PERSONALES
  • Planificación y organización: establecer planes de trabajo para cumplir con las tareas encomendadas.
  • Comunicación efectiva: permanente retroalimentación informativa con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
  • Responsabilidad y calidad: asume plenamente la confidencialidad y privacidad de la información que maneja y la obligación de responder dentro de los plazos y niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
    
  • Disposición y capacidad para trabajar en equipo y bajo supervisión.

• MÉRITOS Y HABILIDADES PARA VALORAR: 
  • Excelentes relaciones interpersonales y habilidades para establecer relaciones laborales armoniosas y contribuir a la creación de un clima institucional con principios y valores de respeto, honestidad, lealtad, equidad e inclusión.
    
  • Proactividad y flexibilidad: Se anticipa a los posibles retos para identificar soluciones coordinadas y eficientes, en respuesta al contexto cambiante en el que se implementa el proyecto.

• COMPROMISO:  La persona que ocupe esta posición deberá organizar su horario y calendario respondiendo a las necesidades del proyecto y asegurando la consecución de los objetivos marcados.
  
  

VI. REQUISITO INDISPENSABLE:

• Tener permiso de residencia y trabajo en Guatemala.

VII. INFORMACIÓN ADICIONAL:

• • El contrato prevé tiempo completo a partir de septiembre de 2025 hasta diciembre de 2026, con un periodo de prueba de 2 meses (al inicio de la contratación).
• SALARIO: durante la entrevista, se proporcionará información sobre la horquilla salarial. 
• Fecha prevista de incorporación 1 de septiembre de 2025.

VIII. PROPUESTA DE VALOR:

• HORARIO: La OEI ofrece un horario flexible responsable a todos sus empleados/as y somos conscientes que trabajamos en distintos husos horarios. Queremos que todo nuestro personal pueda organizar su jornada atendiendo a sus compromisos laborales y también disfrutando de su tiempo fuera de la Organización. 
• VACACIONES: Los días establecidos por la legislación actual.
• FORMACIÓN: Acceso a formación de interés para el crecimiento profesional y la mejora del desempeño.
  
• EXPERIENCIA INTERNACIONAL: Contacto y trabajo cotidiano con otras Oficinas Nacionales y Secretaría General, experiencia y desarrollo de proyectos globales.
• COMPROMISO CON LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES: En la OEI valoramos la riqueza de una plantilla diversa. La promoción, impulso y fortalecimiento de la diversidad y la igualdad son parte de nuestros ejes misionales, del mismo modo nuestras políticas de Selección están orientadas al fomento e integración de la diversidad. Nos comprometemos a ofrecer igualdad de oportunidades a todas las candidaturas recibidas. Todos los perfiles serán considerados/as para el empleo sin distinción de ninguna clase.

Vivir la experiencia OEI significa:

• Participar en proyectos de cooperación punteros en donde puedas desarrollar tus habilidades.
  
• Percibir un salario competitivo en función de la aportación.
  
• Equilibrar tu vida personal y profesional.
  
• Formar parte de un equipo en el que te sientas escuchado/a y en donde puedas aportar nuevas ideas.

IX. PROCESO DE SELECCIÓN:

El proceso de selección será dirigido, hasta su finalización, por una Comisión de Valoración y comprenderá las siguientes fases:

1. Admisión de las candidaturas que cumplan los requisitos exigidos.
2. Valoración de los currículos y méritos adicionales.
3. Selección de los currículos que pasarán a la lista corta de preseleccionados/as.
4. Entrevista personal.
5. En determinados procesos entrevista con el director/a o responsable del área o departamento.
6. Selección del/la candidato/a y comunicación al/la mismo/a.
7. Comunicación vía correo electrónico a todos/as los/as candidatos/as llamados a entrevista y no seleccionados/as del resultado de la convocatoria.

De entre los/as candidatos/as que superen las dos primeras fases del proceso, se seleccionará una lista corta para el puesto convocado a los que se realizará una entrevista personal.

Las fechas previstas para la realización de las entrevistas será a partir del 22 de agosto.

La OEI se pondrá en contacto con el/la candidato/a preseleccionado/a para las entrevistas correspondientes y con el/la candidato/a seleccionado/a una vez resuelta la convocatoria.

Para los/as candidatos/as no contactados/as, el proceso quedará finalizado a la conclusión del plazo de un mes desde la fecha límite de presentación de las solicitudes, sin necesidad de comunicación individualizada al efecto.

En cualquier momento de la selección, la Comisión de Valoración podrá recabar de los/las candidatos/as la acreditación de los datos reflejados en el currículo presentado.