I. IDENTIFICACIÓN:

• CÓDIGO: GT-01-2026

• DIRECCIÓN: Dirección de la Oficina de la OEI en Guatemala

• DEPENDENCIA (PUESTO): Responsable coordinación del proyecto/ Directora de la oficina

II. MISIÓN DEL PUESTO:

Brindar apoyo administrativo integral al proyecto “Oportunidades de aprendizaje con calidad en escuelas multigrado” (Fundación Infantil Pestalozzi – FIP), garantizando una gestión eficiente de documentos, logística, comunicación y procesos operativos, en coordinación directa con el equipo técnico, la coordinación del proyecto y el área de Administración y Finanzas. Asegura el cumplimiento de las políticas institucionales y la normativa administrativa vigente en Guatemala, contribuyendo al desarrollo oportuno de las actividades del proyecto

III. FUNCIONES PRINCIPALES:

1. Gestionar, organizar y archivar la documentación administrativa y técnica del proyecto (informes, actas, listas de asistencia, evidencias de monitoreo, materiales de formación) en formato físico y digital.

2. Apoyar la logística operativa del proyecto: organización de procesos de formación, reuniones técnicas, visitas a escuelas, sesiones con autoridades locales y actividades comunitarias.

3. Preparar, revisar y dar seguimiento a documentos administrativos vinculados al proyecto: contratos, comprobantes, adquisiciones y solicitudes de pago.

4. Dar soporte en la gestión de proveedores del proyecto: recopilación documental, seguimiento de pagos y verificación de entregables.

5. Apoyar al equipo técnico en la programación de visitas, coordinación de rutas, elaboración de agendas y organización de evaluaciones con estudiantes.

6. Registrar, controlar y actualizar bases de datos del proyecto (participantes, escuelas, actividades, asistencia, evaluaciones).

7. Preparar reportes administrativos y colaborar en la consolidación de insumos para informes técnicos, anuales y de sistematización.

8. Dar soporte documental para procesos de auditoría interna y externa relacionados con el proyecto Pestalozzi.

9. Gestionar solicitudes administrativas del equipo técnico: viajes, viáticos, reembolsos, adquisición de materiales, conforme a los procedimientos internos.

10. Apoyar el control de inventario de materiales pedagógicos, equipos, insumos y recursos utilizados en el proyecto.

11. Facilitar la comunicación entre el equipo técnico, la coordinación del proyecto y el SINAE, asegurando la trazabilidad de información y documentos.

12. Realizar otras tareas administrativas asignadas por la Dirección o la coordinación del proyecto, en coherencia con el nivel del puesto.

IV. DIMENSIONES:

• EQUIPO A CARGO:  no aplica

• RELACIONES INTERNAS: director/a y miembros de la Oficina, responsable de la coordinación de proyectos.

• RELACIONES EXTERNAS: proveedores y otros agentes que intervengan en el proyecto.

V. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:

• TITULACÓN OFICIAL: Educación básica, técnica o superior (con al menos el 50 % de la carrera aprobada) en Contabilidad, Administración o áreas afines.

• EXPERIENCIA PREVIA: Entre 1 y 3 años de experiencia en labores administrativas preferentemente en proyectos educativos o sociales

• CONOCIMIENTOS ESPECIALIZADOS: 

  • Manejo de Microsoft 365 y herramientas digitales.

  • Excel a nivel intermedio.

  • Conocimientos básicos en procesos administrativos y documentales.

  • Deseable conocimiento previo de proyectos educativos, formativos o comunitarios.

• MÉRITOS Y HABILIDADES PARA VALORAR: 

• Excelentes relaciones interpersonales y habilidades para establecer relaciones laborales armoniosas y contribuir a la creación de un clima institucional con principios y valores de respeto, honestidad, lealtad, equidad e inclusión.

• Proactividad y flexibilidad: Se anticipa a los posibles retos para identificar soluciones coordinadas y eficientes, en respuesta al contexto cambiante en el que se implementa el proyecto.

• COMPROMISO:  La persona que ocupe esta posición deberá organizar su horario y calendario respondiendo a las necesidades del proyecto y asegurando la consecución de los objetivos marcados.

VI. COMPETENCIAS Y HABILIDADES:

• Orientación a resultados 

• Planificación y organización de Tareas

• Atención a los detalles 

VII. REQUISITO INDISPENSABLE:

• Tener permiso de residencia y trabajo en Guatemala.

VIII. INFORMACIÓN ADICIONAL:

• El contrato prevé tiempo completo hasta el 31 de diciembre de 2026, con un periodo de prueba de 2 meses (al inicio de la contratación).

• SALARIO: durante la entrevista, se proporcionará información sobre la horquilla salarial. 

• Fecha prevista de incorporación 15 de marzo de 2026.

IX. PROPUESTA DE VALOR:

• HORARIO: La OEI ofrece un horario flexible responsable a todos sus empleados/as y somos conscientes que trabajamos en distintos husos horarios. Queremos que todo nuestro personal pueda organizar su jornada atendiendo a sus compromisos laborales y también disfrutando de su tiempo fuera de la Organización. 

• VACACIONES: Los días establecidos por la legislación actual.

• FORMACIÓN: Acceso a formación de interés para el crecimiento profesional y la mejora del desempeño.

• EXPERIENCIA INTERNACIONAL: Contacto y trabajo cotidiano con otras Oficinas Nacionales y Secretaría General, experiencia y desarrollo de proyectos globales.

• COMPROMISO CON LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES: En la OEI valoramos la riqueza de una plantilla diversa. La promoción, impulso y fortalecimiento de la diversidad y la igualdad son parte de nuestros ejes misionales, del mismo modo nuestras políticas de Selección están orientadas al fomento e integración de la diversidad. Nos comprometemos a ofrecer igualdad de oportunidades a todas las candidaturas recibidas. Todos los perfiles serán considerados/as para el empleo sin distinción de ninguna clase.

Vivir la experiencia OEI significa:

• Participar en proyectos de cooperación punteros en donde puedas desarrollar tus habilidades.

• Percibir un salario competitivo en función de la aportación.

• Equilibrar tu vida personal y profesional.

• Formar parte de un equipo en el que te sientas escuchado/a y en donde puedas aportar nuevas ideas.

X. PROCESO DE SELECCIÓN:

• Plazo final para la presentación de candidaturas: 10 de marzo de 2026 a las 16:59 horas de Guatemala (GMT- 6)

El proceso de selección será dirigido, hasta su finalización, por una Comisión de Valoración y comprenderá las siguientes fases:

1. Admisión de las candidaturas que cumplan los requisitos exigidos.

2. Valoración de los currículos y méritos adicionales.

3. Selección de los currículos que pasarán a la lista corta de preseleccionados/as.

4. Entrevista personal.

5. En determinados procesos entrevista con el director/a o responsable del área o departamento.

6. Selección del/la candidato/a y comunicación al/la mismo/a.

7. Comunicación vía correo electrónico a todos/as los/as candidatos/as llamados a entrevista y no seleccionados/as del resultado de la convocatoria.

De entre los/as candidatos/as que superen las dos primeras fases del proceso, se seleccionará una lista corta para el puesto convocado a los que se realizará una entrevista personal.

Las fechas previstas para la realización de las entrevistas será a partir del 16 de marzo de 2026.

La OEI se pondrá en contacto con el/la candidato/a preseleccionado/a para las entrevistas correspondientes y con el/la candidato/a seleccionado/a una vez resuelta la convocatoria.

Para los/as candidatos/as no contactados/as, el proceso quedará finalizado a la conclusión del plazo de un mes desde la fecha límite de presentación de las solicitudes, sin necesidad de comunicación individualizada al efecto.

En cualquier momento de la selección, la Comisión de Valoración podrá recabar de los/las candidatos/as la acreditación de los datos reflejados en el currículo presentado.